Cyfryzacja administracji państwowej oraz biznesu sprawia, że coraz więcej spraw załatwiamy zdalnie. Należy jednak pamiętać, że dokumenty w formie elektronicznej również muszą zostać odpowiednio podpisane, co potwierdza tożsamość osoby, która je wystawia. Służy do tego podpis kwalifikowany, którego posiadanie daje ogromne możliwości w kontekście załatwiania spraw online.
Podpis kwalifikowany nazywany również bezpiecznym podpisem elektronicznym to dane w formie elektronicznej, które w połączeniu z innymi danymi umożliwiają jednoznaczną identyfikację osoby, która go składa. Potwierdzeniem podpisu jest certyfikat kwalifikowany, który jest wydawany przez Narodowe Centrum Certyfikacji. To właśnie dzięki niemu kwalifikowany podpis elektroniczny jest na tyle bezpieczny, że można go używać przy wysyłaniu dokumentów urzędowych w formie elektronicznej.
Czym zatem jest bezpieczny podpis elektroniczny? To podpis, który pod względem skutków prawnych jest równoznaczny z podpisem złożonym własnoręcznie. Wynika to z faktu, że jest on:
– przypisany wyłącznie do jednej osoby;
– sporządzony na podstawie bezpiecznych urządzeń, które należą wyłącznie do osoby go składającej;
– powiązany z danymi, których jakakolwiek zmiana jest rozpoznawana.
Podpis kwalifikowany składany jest z reguły przy użyciu specjalnej karty procesorowej lub tokena USB, a także oprogramowania służącego do składania podpisu elektronicznego.
Uzyskanie podpisu kwalifikowanego to usługa, za którą należy zapłacić, a skorzystanie z niej jest możliwe w:
– Krajowej Izbie Rozliczeniowej (Szafir),
– Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych (Sigillum),
– Unizeto Technologies (CERTUM),
– Enigma S.O.I.(PEM-HEART),
– EuroCert.
Jak uzyskać podpis kwalifikowany? Przede wszystkim należy pamiętać o tym, że jego uzyskanie nie jest możliwe online, ponieważ wymagana jest osobista weryfikacja tożsamości osoby, która będzie nim dysponowała. Najprostszym rozwiązaniem jest skorzystanie z oferty działającej we Wrocławiu firmy NetVet, która oferuje zakup podpisu kwalifikowanego wydanego przez EuroCert. Aby uzyskać bezpieczny podpis elektroniczny należy udać się do jednej z dwóch siedzib NetVet, które znajdują się we Wrocławiu oraz Bielanach Wrocławskich. Firma oferuje również dojazd do klienta, zarówno na terenie miasta Wrocław, jak i na obszarze całego województwa dolnośląskiego. Warto również podkreślić, że skorzystanie z usługi z dojazdem jest nie tylko wygodniejsze, ale również bardziej korzystne, ponieważ obejmuje ona wówczas weryfikacje tożsamości subskrybenta, instalację oprogramowania na wskazanej stacji roboczej, instalacje certyfikatu w programie PŁATNIK na tej samej stacji roboczej oraz krótkie szkolenie z używania podpisu w praktyce.
Każdy, kto chciałby uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny bądź już nim dysponuje powinien zdawać sobie sprawę z faktu, że subskrypcja tej usługi wykupywana jest na określony czas (od roku do trzech lat), a po upływie tego okresu wygasa. Chcąc nadal z niej korzystać należy dokonać jej odnowienia, co również oferuje firma NetVet. W przypadku odnowienia również należy zdecydować na jaki okres ma być udostępniona usługa, ponieważ znów może to być subskrypcja roczna, dwuletnia, a nawet trzyletnia. Warto także wiedzieć, że odnowienie podpisu kwalifikowanego to usługa, która jest dostępna całkowicie online, w przypadku, gdy posiadamy nadal ważny certyfikat kwalifikowany. Co więcej, oferta odnowienia w NetVet jest dedykowana dla posiadaczy ważnego podpisu elektronicznego, również z innych centrów certyfikacji. Możliwość załatwienia sprawy online jest podstawową różnicą pomiędzy procesem uzyskania podpisu kwalifikowanego, a przedłużeniem jego subskrypcji na kolejny okres.
Zasada działania kwalifikowanego podpisu elektronicznego sprawia, że istnieje możliwość obiektywnego ustalenia tożsamości osoby, która go złożyła. Jest to jedna z charakterystycznych cech bezpiecznego podpisu elektronicznego. Jest to możliwe dzięki wykorzystaniu elektronicznych danych, dołączonych lub logicznie powiązanych z treścią podpisywanego dokumentu. Należy również zaznaczyć, że posiadaczem, a zarazem korzystającym z kwalifikowanego podpisu elektronicznego może być wyłącznie osoba fizyczna. Jest to szczególnie ważne w przypadku firm zarejestrowanych w formie spółek, ponieważ składającym podpis nie będzie sama spółka, ale osoba fizyczna uprawniona do jej reprezentowania, czyli np. współwłaściciel, prokurent itp.
Dysponowanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym to rozwiązanie, które przynosi wiele korzyści. Podstawową zaletą bezpiecznego podpisu elektronicznego jest możliwość podpisywania dokumentów w formie elektronicznej, co znacznie usprawnia ich obieg, a także pozwala załatwić większość spraw zdalnie, bez konieczności wychodzenia z domu. Obecnie kwalifikowany podpis elektroniczny stanowi podstawowe narzędzie do załatwiania spraw urzędowych, ponieważ administracja publiczna zgodnie z aktualnymi przepisami prawa, musi go traktować na tych samych zasadach co podpis złożony własnoręcznie. Co więcej, istnieją sytuacje, w których wysłanie dokumentu do urzędu jest możliwe wyłącznie w wersji elektronicznej, czego przykładem może być np. złożenie sprawozdania finansowego. Zaletą jest również, fakt, że podpis kwalifikowany może być wykorzystywany nie tylko do załatwiania spraw urzędowych, ale również podpisywania wszelkiego rodzaju dokumentów w wersji elektronicznej, np. umów, korespondencji, czy dokumentów firmowych.
Niewątpliwą zaletą podpisu kwalifikowanego jest bezpieczeństwo, a co za tym idzie uniemożliwienie podszycia się pod jego posiadacza i kradzieży jego tożsamości. Zagwarantowany poziom bezpieczeństwa jest na tyle wysoki, że kwalifikowany podpis elektroniczny z powodzeniem może być wykorzystywany w sprawach, które wymagają najwyższej ostrożności. Potwierdzeniem bezpieczeństwa są zarówno organy, które wydają podpis kwalifikowany, jak i instytucje publiczne, które go honorują, a co za tym idzie umożliwiają załatwianie spraw przy jego użyciu.
Czy podpis kwalifikowany posiada jakieś wady? Niektórzy jako minus traktują opłaty związane z jego uzyskaniem oraz regularnym odnawianiem subskrypcji. Stawki te są ustalane przez certyfikowanych dostawców tego rozwiązania, takich jak np. NetVet. Obiektywnie patrząc należy jednak stwierdzić, że kilkaset złotych zapłacone za korzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego to niewielki wydatek w odniesieniu do jego funkcjonalności oraz otrzymywanych korzyści.
Posiadanie podpisu kwalifikowanego to nie tylko możliwość podpisywania dokumentów w formie elektronicznej, które muszą być honorowane zarówno przez instytucje państwowe, jak i prywatnych kontrahentów. Bezpieczny podpis elektroniczny ułatwia bowiem prowadzenie dokumentacji w formie cyfrowej oraz usprawnia jej obieg. Dysponując nim nie ma konieczności drukowania dokumentów, ich odręcznego podpisywania, a następnie wysyłania w formie papierowej lub skanowania do formy elektronicznej. Biorąc pod uwagę ten fakt śmiało można stwierdzić, że podpis kwalifikowany to rozwiązanie ekologiczne, ponieważ mniej wydruków to mniejsze zużycie energii, materiałów biurowych, czy mniej dodatkowych opłat za wysyłkę dokumentów w wersji papierowej. Dlaczego jeszcze warto posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny? Przede wszystkim dlatego, że certyfikat kwalifikowany umożliwia podpisywanie dokumentów online z dowolnego miejsca na ziemi, co jest zarówno wygodne, jak i pozwala zawsze mieć wszystko pod kontrolą.
Podpis kwalifikowany to doskonałe rozwiązanie biorąc pod uwagę fakt, że załatwianie spraw przez Internet jest nie tylko wygodniejsze, ale również szybsze i tańsze niż tradycyjne wizyty w urzędach i instytucjach. Jego atutem jest również to, że stacjonarna weryfikacja tożsamości posiadacza dokonywana jest jednorazowo, a odnowienie bezpiecznego podpisu kwalifikowanego można przeprowadzić online. Należy jednak pamiętać, by zawsze robić to w momencie, gdy podpis elektroniczny jest jeszcze aktywny.
