Pieczęć elektroniczna

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to zaawansowane narzędzie cyfrowe, zaprojektowane z myślą o zapewnieniu bezpieczeństwa oraz autentyczności dokumentów elektronicznych generowanych przez organizacje i przedsiębiorstwa. Jest to forma cyfrowej weryfikacji, która stanowi elektroniczny odpowiednik tradycyjnej pieczęci firmowej, oferując jednak znacznie wyższy poziom ochrony i wiarygodności. Wykorzystanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej jest szczególnie ważne w kontekście prawnym, gdyż dokumenty przez nią opieczętowane uzyskują status dokumentów z pewnością pochodzenia, co jest równoważne z formą pisemną.

Pieczęć elektroniczna PSD2 – 2 lata ważności

Pieczęć elektroniczna PSD2 – 1 rok ważności

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna na karcie – 3 lata, wideoweryfikacja

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna na karcie – 2 lata, wideoweryfikacja

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna na karcie – 1 rok, wideoweryfikacja

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna na karcie – 3 lata ważności, weryfikacja stacjonarna

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna na karcie – 2 lata ważności, weryfikacja stacjonarna

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna na karcie – 1 rok ważności, weryfikacja stacjonarna

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna w chmurze ECSigner – 3 lata ważności

Zalety pieczęci elektronicznej w biznesie

Znakowanie dokumentów za pomocą elektronicznej pieczęci pozwala na szybkie i bezpieczne potwierdzenie ich autentyczności oraz integralności. Wykorzystanie pieczęci elektronicznej przez firmę to przede wszystkim oszczędność czasu. Nie ma bowiem konieczności drukowania dokumentów, pieczętowania ich w tradycyjny sposób i skanowania z powrotem do cyfrowej formy. Przesyłanie tak potwierdzonych dokumentów jest szybsze i mniej złożone, a co za tym idzie, tańsze. W praktyce oznacza to, że zyskujemy możliwość przekierowania oszczędności na rozwój firmy czy inwestycje. Kolejną zaletą jest niewątpliwie fakt, że pieczęć elektroniczna eliminuje ryzyko utraty ważnych dokumentów firmowych lub ich kradzieży, co zwiększa bezpieczeństwo prowadzonej działalności. Zastosowanie pieczęci elektronicznej jest proste i intuicyjne, a jej kupno – łatwe do zrealizowania, dzięki czemu jest ona idealnym rozwiązaniem dla każdej współczesnej firmy.

Jak wybrać odpowiednią pieczęć elektroniczną?

Zwykła pieczęć elektroniczna jest dobrym rozwiązaniem dla firm, które pragną uproszczenia procesów i zwiększenia swojej efektywności. Jednak ważne jest, aby pamiętać, że zwykła pieczęć elektroniczna nie posiada takiego samego poziomu bezpieczeństwa co jej kwalifikowany odpowiednik. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna natomiast, nadaje dokumentom prawną moc, co jest niewątpliwie dużym atutem dla firm, które pragną zapewnić sobie i swoim klientom maksymalne bezpieczeństwo. W związku z tym, jeśli bezpieczeństwo i pewność są kluczowe dla Państwa działalności, kwalifikowana pieczęć elektroniczna może być dla Was najlepszym wyborem. Takie kryteria, jak stopień skomplikowania procesów firmowych, rodzaj prowadzonej działalności czy dostępność odpowiednich narzędzi, są istotne przy wyborze pieczęci elektronicznej.

Prawne aspekty stosowania pieczęci elektronicznej

Stosowanie elektronicznej pieczęci urzędowej jest uregulowane prawnie na poziomie Unii Europejskiej przepisami rozporządzenia eIDAS, które stanowi kluczowy dokument określający ramy funkcjonowania identyfikacji elektronicznej i usług zaufania. Pieczęć elektroniczna, szczególnie jej forma kwalifikowana, zapewnia dokumentom elektronicznym równoważny poziom wiarygodności co tradycyjne metody autentykacji stosowane w dokumentach papierowych. W praktyce prawnej, kwalifikowana pieczęć elektroniczna używana przez osobę prawną, taką jak firma czy instytucja, przypisuje dokumentom status „pochodzących z pewnym pochodzeniem”, co w istotny sposób wpływa na ich autentyczność i integralność, zabezpieczając przed zmianami po ich wystawieniu. Dzięki temu dokumenty te są powszechnie akceptowane w procedurach administracyjnych i sądowych w całej Unii Europejskiej. 

Ponadto, stosowanie elektronicznychpieczęci urzędowych umożliwia organizacjom efektywne zarządzanie dokumentacją cyfrową, zapewniając jednocześnie zgodność z wymogami prawnymi dotyczącymi archiwizacji, co jest szczególnie istotne w kontekście rosnących regulacji dotyczących ochrony danych, takich jak RODO. Warto również zauważyć, że przepisy nakładają na dostawców usług certyfikacyjnych obowiązek zapewnienia najwyższych standardów bezpieczeństwa, co dodatkowo wzmacnia zaufanie do stosowanych rozwiązań cyfrowych. Stosowanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej jest więc nie tylko kwestią zwiększenia efektywności operacyjnej, ale również spełnienia szeregu wymogów prawnych, co czyni je niezbędnym elementem w nowoczesnym obrocie prawnym i gospodarczym.

Pieczęć elektroniczna – oferta NetVet

W ofercie NetVet uwzględniliśmy zaawansowane rozwiązania w zakresie pieczęci elektronicznych Certum, które są dedykowane do zabezpieczania dokumentów w środowisku cyfrowym. Pieczęć elektroniczna w chmurze Certum, z okresem ważności 2 lata, oferowana jest bez fizycznej karty i czytnika, co ułatwia jej stosowanie dla osób posiadających już własny sprzęt. Usługa ta obejmuje certyfikat kwalifikowany Certum oraz 5000 sztuk/miesiąc znaczników czasu, co umożliwia skuteczne pieczętowanie firmowej korespondencji elektronicznej, faktur, oraz innych dokumentów, także w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). 

Dla użytkowników wymagających fizycznych komponentów, oferujemy również pieczęć elektroniczną Certum Mini z czytnikiem, która zawiera karty kryptograficzne, czytniki kart, oraz zestaw znaczników czasu. Procedura aktywacji dla obu opcji pieczęci obejmuje zakup, aktywację karty kryptograficznej przez Panel Certum, potwierdzenie tożsamości w biurze NetVet lub w miejscu wskazanym przez klienta, instalację oprogramowania oraz pobranie certyfikatu. 

Takie podejście gwarantuje pełną zgodność z przepisami prawnymi oraz wygodę użytkowania, umożliwiając bezpieczne zarządzanie dokumentacją cyfrową i zwiększając efektywność operacyjną przedsiębiorstwa. Oferowane rozwiązania pieczęci elektronicznych Certum są więc idealne dla każdego biznesu, który chce podnieść poziom bezpieczeństwa swoich procesów dokumentowych, zarówno w kontekście prawnym, jak i operacyjnym.