Od czerwca 2020 roku, polscy przedsiębiorcy mają możliwość korzystania z nowoczesnej formy ewidencji sprzedaży, jaką są wirtualne kasy fiskalne. Wirtualna kasa to rozwiązanie dla przedsiębiorców, umożliwiające rejestrację sprzedaży za pomocą oprogramowania zainstalowanego na urządzeniu mobilnym lub komputerze. Jest to alternatywa dla tradycyjnych kas fiskalnych, oferująca większą mobilność i elastyczność.
Wirtualne kasy fiskalne pozwalają na prowadzenie sprzedaży w dowolnym miejscu, co jest szczególnie korzystne dla firm oferujących usługi z dojazdem do klienta. Są one zgodne z obowiązującymi przepisami, wymagającymi od przedsiębiorców ewidencjonowania transakcji. Umożliwiają automatyczną wymianę danych z urzędem skarbowym, co ułatwia zarządzanie finansami firmy. Należy podkreślić, że wirtualna kasa fiskalna stanowi software, a nie fizyczne urządzenie, które ją obsługuje. Proces certyfikacji każdej takiej kasy, przeprowadzany przez Główny Urząd Miar, ma na celu potwierdzenie, że spełnia ona określone standardy, takie jak bezpieczeństwo użytkowania. Co odróżnia wirtualne kasy fiskalne od tradycyjnych, to fakt, iż pełnią one również funkcję terminala płatniczego z dotykowym ekranem, co sprawia, że ich codzienne użytkowanie jest znacznie prostsze i bardziej komfortowe.
W Polsce funkcjonowanie wirtualnych kas fiskalnych jest określone przez dwa kluczowe rozporządzenia. Pierwsze z nich dotyczy kas rejestrujących w formie oprogramowania, ustalające szczegółowe wymogi techniczne dla ich producentów. Drugie rozporządzenie wskazuje, które grupy przedsiębiorców mają uprawnienia do korzystania z tego typu rozwiązań. Przepisy te obejmują kompleksową regulację użytkowania wirtualnych kas fiskalnych, od zasad prowadzenia ewidencji, przez procedury rozpoczynania i kończenia użytkowania, aż po specyfikę dokumentowania transakcji. Obecnie tylko wybrane kategorie przedsiębiorców mogą skorzystać z możliwości, jakie oferują wirtualne kasy fiskalne.
Wirtualne kasy fiskalne są dostępne dla szerokiego spektrum branż. Na początku, zastosowanie znalazły przede wszystkim w sektorze transportowym, obejmując transport drogowy, morski, kolejowy, lotniczy, a także usługi, takie jak transport linowymi kolejami i wyciągami narciarskimi, wynajem pojazdów oraz przewóz osób, w tym taksówkami i usługi przeprowadzkowe. Ponadto, rozwiązania te są wykorzystywane w hotelarstwie, zarówno w obiektach oferujących krótkotrwałe zakwaterowanie, jak i na terenach campingowych, a także w sektorze gastronomicznym, włączając w to usługi cateringowe. Przedsiębiorcy zajmujący się handlem węglem, brykietem i innymi rodzajami paliw stałych również mogą korzystać z wirtualnych kas. Oczekuje się, że lista branż uprawnionych do korzystania z tych nowoczesnych rozwiązań będzie sukcesywnie rozszerzana.
Korzyści płynące z wykorzystania wirtualnych kas fiskalnych znacząco wpływają na optymalizację prowadzenia działalności gospodarczej. Wirtualne kasy, podobnie jak ich tradycyjne odpowiedniki, umożliwiają automatyczne przesyłanie danych do centralnych systemów teleinformatycznych, co zapewnia efektywny i bezpośredni transfer informacji o transakcjach podatkowych do organów skarbowych.
Kasa fiskalna w telefonie to innowacyjne udogodnienie w ramach systemu wirtualnych kas fiskalnych, umożliwiające przedsiębiorcom szybką i wygodną sprzedaż bez konieczności inwestowania w tradycyjne, często kosztowne urządzenia. Dzięki aplikacji zainstalowanej na smartfonie, telefon zamienia się w pełnoprawne narzędzie do rejestrowania transakcji, idealne dla małych przedsiębiorstw, freelancerów czy osób wykonujących zawody mobilne. To rozwiązanie nie tylko obniża koszty prowadzenia działalności, ale również zwiększa jej mobilność i dostępność. Użytkownicy cenią sobie prostotę obsługi i możliwość szybkiego dostosowania do zmieniających się warunków pracy, co czyni kasę fiskalną w telefonie niezastąpionym narzędziem w nowoczesnym biznesie.
Nowoczesne wirtualne kasy fiskalne wyposażone są w szereg zaawansowanych funkcji, które ułatwiają codzienną obsługę sprzedaży i zarządzanie biznesem. Te urządzenia umożliwiają realizację płatności gotówkowych i bezgotówkowych, rejestrację transakcji, drukowanie paragonów oraz faktur, a także skanowanie kodów kreskowych. Co więcej, umożliwiają one automatyczne przesyłanie danych o sprzedaży do systemów komputerowych lub smartfonów, co wspiera analizę wyników działalności.
Dzięki mobilności, wirtualne kasy fiskalne doskonale sprawdzają się w różnych warunkach – zarówno w stacjonarnym punkcie sprzedaży, jak i poza nim, np. podczas spotkań z klientami. Wszystkie modele są wyposażone w akumulatory i moduły GPS, co zwiększa ich użyteczność w terenie. Biorąc pod uwagę możliwość współpracy między różnymi urządzeniami, w ramach jednego systemu wirtualnych kas, transakcje mogą być inicjowane na jednym urządzeniu, a kończone na innym, co zapewnia elastyczność i efektywność procesów sprzedażowych. Dodatkowo, wirtualne kasy fiskalne oferują mobilność i bezpieczeństwo transakcji, a także szereg funkcji ułatwiających codzienną pracę, takich jak możliwość wydruku spersonalizowanych paragonów czy obsługę różnorodnych form płatności, w tym płatności mobilnych.
Oprócz podstawowych funkcji związanych z obsługą sprzedaży, wirtualne kasy fiskalne oferują również narzędzia do zarządzania zapasami, wprowadzania dostaw, przeprowadzania inwentaryzacji, analizy marży oraz weryfikacji dokumentów.
Tania kasa fiskalna to atrakcyjna opcja dla przedsiębiorców, którzy chcą spełnić wymogi prawne bez nadmiernego obciążania budżetu. Jaka jest cena wirtualnej kasy fiskalnej? Koszt zakupu oprogramowania wirtualnej kasy fiskalnej zaczyna się już od 49 zł netto miesięcznie.
Aplikacja Wirtualna Kasa Fiskalna Online jest dostępna na urządzenia z systemem Android i umożliwia łatwą instalację po zarejestrowaniu się na Portalu Klienta. Procedura rozpoczyna się od pobrania aplikacji na telefon lub tablet za pomocą linku otrzymanego na adres e-mail. Dzięki prostej instrukcji, użytkownik może przeprowadzić proces fiskalizacji w ciągu zaledwie dwóch minut. Po zakończeniu tego procesu, aplikacja pozwala na bieżące rejestrowanie transakcji sprzedaży, wydawanie paragonów fiskalnych oraz tworzenie codziennych raportów sprzedaży, wszystko to zgodnie z aktualnymi wymogami Ministerstwa Finansów.
