Od czerwca 2020 roku, w Polsce istnieje już możliwość korzystania z kasy fiskalnej w formie oprogramowania. Czym jest wirtualna kasa fiskalna i którzy przedsiębiorcy mogą z niej skorzystać?
Wirtualna kasa w Polsce została uregulowana dwoma rozporządzeniami: rozporządzeniem w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania, które określa wymogi techniczne dla producentów oraz rozporządzenie określające grupy podatników, którzy będą mogli używać takich kas. Rozporządzenia regulują szeroki zakres działania wirtualnych kas online m.in. sposób prowadzenia ewidencji przy ich użyciu, sposób rozpoczęcia i zakończenia ich wykorzystywania czy szczególne przypadki oraz sposób dokumentowania sprzedaży. Na chwilę obecną z kas fiskalnych mogą korzystać tylko niektórzy przedsiębiorcy. Warto pamiętać o tym, że kasa wirtualna to oprogramowanie, a nie urządzenie, na którym jest ono zainstalowane. Każda mobilna kasa musi przejść proces certyfikacji, realizowany przez Główny Urząd Miar. Certyfikat, który zostaje wydany dla danej kasy wirtualnej, jest potwierdzeniem zgodności jej działania z wymogami np. w zakresie bezpieczeństwa.
W przeciwieństwie do tradycyjnych kas fiskalnych, kasa wirtualna to jednocześnie terminal płatności, z ekranem dotykowym, dzięki czemu codzienna praca będzie łatwa i wygodna.
Pierwszymi branżami, dla których wdrożone zostały wirtualne kasy online są m.in. branża transportowa, która obejmuje zarówno transport drogowy, morski, kolejowy, lotniczy jak i np. transport kolejkami linowymi i wyciągami narciarskimi, a także wynajem samochodów i przewóz osób np. taksówką czy usługi przeprowadzki. Wirtualne kasy fiskalne mogą być także stosowane w branży hotelarskiej, w tym w miejscach krótkotrwałego zakwaterowania czy na polach kempingowych oraz w branży gastronomicznej, która obejmuje także catering. Z wirtualnych kas fiskalnych mogą również korzystać przedsiębiorcy zajmujący się sprzedażą węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych. Wkrótce do grona przedsiębiorców, którzy mogą korzystać z wirtualnych kas fiskalnych dołączą także kolejne branże.
Wprowadzenie kas fiskalnych ułatwi i poprawi warunki prowadzenia działalności gospodarczej. Podobnie jak tradycyjne kasy fiskalne, także i te wirtualne posiadają funkcję przesyłania danych do systemu teleinformatycznego. Dzięki temu możliwy jest ciągły, automatyczny i bezpośredni transfer danych z kas fiskalnych dotyczących zdarzeń podatkowych, które miały miejsce podczas ich użytkowania, do KAS. Zebrane dane są wykorzystywane do celów analizy i kontroli. System kontroli transmisji danych w dokumentach sprzedaży, które są przechowywane w kasach fiskalnych, jest jednym z najważniejszych instrumentów walki z tzw. szarą strefą i pomaga wzmocnić uczciwą konkurencję między przedsiębiorcami. Wirtualna kasa fiskalna będzie też tańsza w utrzymaniu od zwykłej kasy online. Kasa fiskalna to także mobilność, bezpieczeństwo transakcji oraz wiele przydatnych funkcji, a także wygoda i łatwość użytkowania. Plusem kasy wirtualnej jest też to, że można na niej wydrukować spersonalizowany paragon z logiem czy wybranym elementem graficznym. Korzystając z kasoterminala będzie można obsłużyć wszystkie płatności, zarówno kartą, jak i gotówką czy blikiem, możliwa będzie również płatność telefonem. Nie trzeba będzie za każdym razem przepisywać kwoty zamówienia z kasy na terminal. Każdy kasoterminal ma wbudowany moduł GSM zapewniający łączność bezprzewodową. Można go też podłączyć do własnej sieci poprzez wifi lub złącze ethertnet. Kasa wirtualna pomoże też zarządzać biznesem np. podczas wakacyjnego wyjazdu, zdalnie można bowiem zmienić ceny, sprawdzić utarg czy dodać do oferty nowe produkty.
Wirtualna kasa ma wiele możliwości: przyjmie zarówno gotówkowe, jak i bezgotówkowe płatności, zarejestruje sprzedaż, wydrukuje paragon czy faktury, a także zeskanuje kody kreskowe. Dodatkowo wszystkie dane o sprzedaży urządzenie wyśle na komputer czy smartfona. Urządzenie pomoże też analizować wyniki sprzedaży. Dzięki temu, że urządzenie jest mobilne, świetnie sprawdzi się w każdej sytuacji. Niektóre wirtualne kasy fiskalne mają wbudowany akumulator oraz łączności GPS, dzięki temu łatwo mogą być użyte także w terenie np. podczas spotkania z klientem. Wirtualna kasa pomoże np. usprawnić współpracę na linii kelner – dostawca jedzenia. Kelner przyjmuje zamówienie, pakuje i wystawia paragon lub fakturę i przyjmuje płatność online. A następnie dostawca przyjmuje zamówienie, drukuje paragon lub fakturę i przyjmuje płatność na miejscu, u klienta. Wszystkie działania będzie można zobaczyć zdalnie w specjalnej aplikacji przypisanej do wirtualnej kasy. Wirtualne kasy współpracują ze sobą. W firmie można więc korzystać z wielu różnych kasoterminali np. kieszonkowego, poręcznego iPOS Pocket, jak i stacjonarnych kasoterminali. Co więcej dzięki kompatybilności urządzeń ze sobą, transakcję można rozpocząć na jednym urządzeniu, a zakończyć na innym. Wystarczy tylko skorzystać z aplikacji, do której można się zalogować z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu. Każdy kasoterminal realizuje pełną funkcjonalność: przyjmuje płatności, wystawia paragony, faktury, czy pozwala na dzielenie rachunków. Kasa wirtualna pozwoli też np. sprawdzić stany magazynowe, wprowadzić dostawy, przeprowadzić inwentaryzację, sprawdzić marżę czy zweryfikować dokumenty.
Kasoterminal już nawet za 1490 zł netto. Oprócz jednorazowej opłaty 1490 zł, trzeba doliczyć miesięczny koszt dodatkowy, którego wysokość zależy od wybranej taryfy i waha się od 39 zł do 109 zł. Klient otrzymuje wirtualną kasę fiskalną zainstalowaną na terminalu płatniczym, który staje się jego własnością. Przy zakupie kasy wirtualnej istnieje możliwość skorzystania ze zwrotu środków za kasę fiskalną z urzędu skarbowego. Dzięki wygodnym sposobom finansowania kasoterminali, są one przystępne cenowo. Kasoterminala nie trzeba kupować na własność, można go także wynająć np. na 36 miesięcy. W zależności od wybranego planu kasę wirtualną, płatności kartami i dostęp do raportów można mieć już za 89 zł miesięcznie. Dla stałych klientów i osób, które posiadają więcej niż jeden terminal np. w swojej restauracji, koszt kolejnego urządzenia będzie niższy. Taniej będzie również przy jednorazowym zakupie kilku terminali naraz. Koszt terminala wyniesie wówczas tylko 69 zł miesięcznie, niezależnie od wybranej taryfy.
Wirtualna kasa to nowoczesne rozwiązanie, które ułatwi prowadzenie biznesu, z powodzeniem będzie działać zdalnie dzięki czemu można mieć go zawsze pod ręką i korzystać z niego w każdej sytuacji. Urządzenie jest lekkie, łatwe w obsłudze, a także kompatybilne z innymi kasami fiskalnymi, dzięki czemu będzie stanowić ich urozmaicenie i wzbogacenie. Kasa wirtualna posiada szereg praktycznych funkcji, dzięki którym można dokonywać płatności, kontrolować sprzedaż, wystawiać faktury czy nawet analizować wyniki sprzedaży. Jedną z największych zalet wirtualnych kas są niskie koszty ich funkcjonowania. Koszt kasy wirtualnej nie będzie duży, koszty obejmują bowiem oprogramowanie, a nie samo urządzenie, które co jakiś czas trzeba wymienić. Dodatkowo duża funkcjonalność oprogramowania sprawi, że korzystanie z kasy wirtualnej będzie miało wiele korzyści dla przedsiębiorcy i jego biznesu. Co ważne, wirtualne kasy fiskalne charakteryzuje mobilność i prostota użytkowania. Wirtualna kasa to też bezpieczny sposób ewidencjonowania transakcji pomiędzy biznesem a konsumentem, a także lepsze zabezpieczenie danych. Taka kasa to także ekologiczne rozwiązanie, gdyż pozwoli ograniczyć ilość papieru zużytego np. na wystawianie tradycyjnych faktur. Kasy wirtualne to nowy wymiar mobilności – wszystkie narzędzia do realizacji transakcji znajdują się w jednym urządzeniu, które wyśle na Twój komputer raporty i analizy pozwalające podejmować lepsze decyzje biznesowe. Wirtualna kasa zmieni procesy sprzedaży, a tradycyjne kasy fiskalne przestaną być potrzebne.
