KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma cyfrowa umożliwiająca wystawianie, przesyłanie i archiwizowanie faktur w formie elektronicznej. Jest częścią strategii cyfryzacji księgowości w Polsce i ma na celu uproszczenie obiegu dokumentów finansowych oraz zwiększenie bezpieczeństwa transakcji gospodarczych. Co jeszcze warto wiedzieć na ten temat, zanim system stanie się obowiązkowy dla każdego przedsiębiorcy?
KSeF to nie jest kolejne informatyczne narzędzie rozliczeniowe, ale centralny system, dzięki któremu faktury uzyskują pełną moc prawną. Oznacza to, że za moment jej wystawienia uważa się chwilę, w której skutecznie została ona przesłana do KSeF i system nadał jej unikalny numer identyfikacyjny, a nie sam fakt zapisania jej w programie księgowym.
Zanim przejdziemy do omówienia kwestii praktycznych związanych z tym, w jaki sposób autoryzować dokumenty w systemie oraz jak przygotować na jego wdrożenie swoją firmę, warto wiedzieć, jakie są główne cele wdrożenia nowego rozwiązania.
Główne cele KSeF to:
Jak widać, ustawodawca w swoich uzasadnieniach kładzie nacisk na aspekty praktyczne systemu i w taki też sposób chce do niego przekonać. Bez względu jednak na to, jak zapatrują się na nowość przedsiębiorcy, wdrożenie zacznie być obowiązkowe już od 01 lutego 2026 roku (dla niektórych przedsiębiorców, pozostali będą wdrażani stopniowo).
Funkcjonowanie systemu nie jest szczególnie skomplikowane. Mimo tego warto się z nim zapoznać zawczasu, by móc się przygotować do jego wdrożenia i obsługi.
Proces jest prosty i intuicyjny: podatnik lub jego system księgowy generuje fakturę, podpisuje ją kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, a następnie przesyła do systemu KSeF. Odbiorca faktury otrzymuje automatyczne powiadomienie i może odczytać dokument w formie elektronicznej.
KSeF weryfikuje faktury pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami VAT. Dzięki temu przedsiębiorcy unikają błędów formalnych, które mogą skutkować odrzuceniem dokumentu lub problemami przy rozliczeniach podatkowych.
KSeF współpracuje z popularnymi systemami ERP i oprogramowaniem księgowym, co umożliwia automatyczne wysyłanie faktur i pełną integrację z procesami finansowymi firmy.
Ważnym elementem funkcjonowania KSeF jest proces identyfikowania podatnika i osoby, która w jego imieniu składa dokumenty oraz autoryzacja przesyłanych faktur. W jaki sposób odbywa się to w systemie?
Identyfikacja odbywa się na podstawie numeru NIP dla firm lub PESEL dla osób fizycznych prowadzących działalność. Każda operacja w systemie jest przypisana do konkretnego podatnika, co zapewnia bezpieczeństwo i jednoznaczną odpowiedzialność podatkową.
Pieczęć elektroniczna jest kluczowym narzędziem do autoryzacji faktur w KSeF. Zapewnia jednoznaczną identyfikację podmiotu (spółki lub osoby fizycznej) dokonującego operacji oraz spełnia wymogi prawne. Sprawdź pieczęcie elektroniczne Netvet.
Wdrożenie KSeF przynosi przedsiębiorcom wymierne korzyści, zarówno w codziennej pracy księgowej, jak i w zarządzaniu dokumentami finansowymi.
System eliminuje ręczne księgowanie i papierowy obieg faktur, przyspieszając proces wystawiania i odbioru dokumentów.
Dzięki pieczęci elektronicznej i centralnej archiwizacji faktury są chronione przed nieautoryzowaną modyfikacją lub utratą.
Automatyczna walidacja faktur minimalizuje ryzyko błędów formalnych i ułatwia współpracę z organami skarbowymi.
Z uwagi na to, że KSeF stanie się obowiązkowy dla części przedsiębiorców już od 1 lutego 2026 (a z czasem również dla kolejnych grup przedsiębiorców), warto wiedzieć, w jaki sposób przygotować swoją firmę na wdrożenie tych innowacyjnych rozwiązań.
Sprawdzenie kompatybilności systemów księgowych z KSeF jest pierwszym krokiem do płynnego wdrożenia. Integracja umożliwia automatyczne przesyłanie i rejestrację faktur.
Firmy powinny wybrać pieczęć elektroniczną odpowiednią dla spółki lub pracownika, w zależności od struktury organizacyjnej i sposobu autoryzacji dokumentów.
Przeszkolenie osób odpowiedzialnych za fakturowanie i wdrożenie procedur wewnętrznych minimalizuje ryzyko błędów i pozwala w pełni wykorzystać możliwości KSeF.
Wcześniejsze przygotowanie firmy pozwala uniknąć problemów technicznych, przyspiesza przepływ dokumentów i zwiększa bezpieczeństwo danych finansowych. Warto więc poznać i zweryfikować wymagania techniczne, wprowadzić konieczne zmiany i dostosowania oraz przeszkolić pracowników księgowości, by sam moment wdrożenia systemu przebiegł sprawnie i płynnie.