KSeF – o kiedy obowiązuje?

Co to jest KSeF?

Na początek wyjaśnijmy kilka podstawowych kwestii. KSeF, czyli Krajowy System eFaktur to centralny, cyfrowy system administracji skarbowej, umożliwiający wystawianie, przesyłanie, odbieranie i archiwizowanie faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej (w formacie XML). System ma na celu uproszczenie rozliczeń podatkowych oraz zwiększenie bezpieczeństwa i transparentności obrotu gospodarczego.

Obowiązek korzystania z KSeF obejmuje zarówno czynnych podatników VAT, jak i tych zwolnionych z jego odprowadzania, co oznacza, że wszyscy przedsiębiorcy wystawiający faktury będą musieli dostosować się do nowych przepisów, więcej co to jest KSef: https://netvet.pl/ksef-co-to-jest/

Znaczenie KSeF

Znaczenie systemu to nie tylko obowiązek wystawiania faktur w formie elektronicznej. Jego wdrożenie zmienia sposób zarządzania dokumentacją finansową, poprzez wprowadzenie jednolitego standardu faktur, automatyczną archiwizację oraz pełną transparentność danych. 

Dla przedsiębiorców oznacza to większą kontrolę nad obiegiem dokumentów, szybszy dostęp do faktur oraz ograniczenie ryzyka błędów formalnych, które mogą skutkować problemami podatkowymi. Z perspektywy księgowości KSeF to narzędzie usprawniające rozliczenia, przyspieszające weryfikację transakcji i zwiększające bezpieczeństwo operacyjne firm.

Identyfikacja podatnika w KSeF

Identyfikacja podatnika w Krajowym Systemie e-Faktur odbywa się na podstawie numeru NIP lub numeru PESEL – w zależności od formy prawnej oraz statusu podmiotu korzystającego z systemu. Mechanizm ten umożliwia jednoznaczne przypisanie wszystkich operacji wykonywanych w KSeF do konkretnego podatnika, co ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa obrotu gospodarczego i odpowiedzialności podatkowej.

KSeF nie ogranicza się wyłącznie do identyfikacji firmy jako podmiotu gospodarczego. System uwzględnia również sposób, w jaki następuje dostęp i autoryzacja operacji wykonywanych w imieniu podatnika. Każda czynność w KSeF – taka jak wystawienie, odebranie czy korekta faktury – jest przypisana do konkretnego podatnika (NIP lub PESEL), ale jednocześnie powiązana z użytym środkiem uwierzytelnienia, np. kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub certyfikatem osoby fizycznej.

Oznacza to, że KSeF zawsze „wie”, w czyim imieniu została wykonana dana operacja oraz na jakiej podstawie została ona autoryzowana. Dzięki temu możliwe jest precyzyjne zarządzanie uprawnieniami, zachowanie pełnej odpowiedzialności podatkowej oraz bezpieczna praca w środowisku, w którym z systemu korzysta wiele osób lub automatyczne narzędzia księgowe.

W praktyce oznacza to, że:

• jeżeli certyfikat lub pieczęć elektroniczna wystawiona jest na spółkę, wszystkie czynności w KSeF będą opatrzone wyłącznie danymi tej spółki, niezależnie od tego, kto fizycznie wykonuje operację,
• jeżeli certyfikat wystawiony jest na osobę fizyczną (np. pracownika), operacje w systemie będą zawierały dane tej osoby, co jest analogiczne do działania podpisu kwalifikowanego.

Takie rozwiązanie pozwala precyzyjnie zarządzać uprawnieniami w KSeF, zwiększa przejrzystość procesów księgowych i ogranicza ryzyko nieautoryzowanych działań. Z tego względu coraz więcej firm decyduje się na wykorzystanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, która zapewnia spójną identyfikację podmiotu w systemie i ułatwia obsługę KSeF w środowiskach wieloosobowych oraz zautomatyzowanych.

Dlaczego KSeF jest wprowadzany w Polsce?

Główne cele KSeF to:

• Automatyzacja procesów księgowych – mniejsze ryzyko błędów w fakturach.
• Przejrzystość i bezpieczeństwo danych – wszystkie dokumenty przechowywane są w centralnym repozytorium.
• Ułatwienia w kontroli podatkowej – organy skarbowe mają natychmiastowy dostęp do faktur, co przyspiesza weryfikację transakcji.
• Uszczelnienie systemu podatkowego i VAT – dane z faktur ustrukturyzowanych analizowane są cyfrowo, co przekłada się na większą dokładność tej analizy, sprawniejsze wykrywanie nieprawidłowości oraz ograniczenie błędów ludzkich.
• Uproszczenie obiegu dokumentów – wystawianie faktur ustrukturyzowanych, ich przesyłanie i odbieranie odbywa się niemalże automatycznie, co znacznie skraca czas obiegu dokumentów.

Takie rozwiązanie automatyzuje nie tylko kontakt na linii przedsiębiorca – urząd skarbowy, ale i w drugim: urząd – przedsiębiorca, eliminuje nadużycia i nieprawidłowości.

KSeF – od kiedy obowiązuje?

Wiele zmian w polskim systemie rozliczeń wprowadzanych jest stopniowo i ustawodawca podobne podejście zastosował w przypadku wdrożenia KSeF. I choć początkowo wdrożenie planowane było na rok 2024, to ostatecznie system nie został wprowadzony i rozpoczęto prace nad jego usprawnieniem. Dlatego aktualnie mówi się o KSeF 2.0. Jak zatem wygląda nowy harmonogram uruchamiania KSeF 2.0 dla podmiotów z różnych sektorów? Wszystkie informacje znajdziesz poniżej.

Harmonogram wdrożenia KSeF 2.0

• Podatnicy, których obrót w 2024 roku przekroczył 200 mln zł: od 1 lutego 2026 r.
• Pozostałe firmy, w tym jednoosobowe działalności gospodarcze: od 1 kwietnia 2026 r.
• Mikroprzedsiębiorcy z miesięcznym obrotem poniżej 10 000 zł: od 1 stycznia 2027 r.

Podmiot uprawniony, taki jak biuro rachunkowe lub wyznaczony pracownik, może obsługiwać KSeF w imieniu przedsiębiorcy, co jest szczególnie istotne przy nadawaniu uprawnień i automatyzacji pracy biur rachunkowych.

Kiedy obowiązkowe stosowanie KSeF

Obowiązkowe stosowanie KSeF stawia firmy przed koniecznością przygotowania procesów księgowych i inwestycji w pieczęć elektroniczną. Wcześniejsze wdrożenie systemu pozwala na jego przetestowanie i sprawdzenie, co w efekcie pozwoli uniknąć problemów technicznych, przyspieszy przepływ faktur i zwiększy bezpieczeństwo danych. Warto zapoznać się z informacjami niezbędnymi dla prawidłowego wdrożenia systemu, by wiedzieć na co się przygotować, jakie rozwiązania są jeszcze potrzebne i w jakim zakresie konieczne może się okazać przeszkolenie pracowników.