Niektóre podmioty w Polsce podlegają obowiązkowi wpisu do prowadzonego przez sądy Krajowego Rejestru Sądowego. Dotyczy to podmiotów, które są tworzone i funkcjonują w oparciu o przepisy Kodeksu Spółek Handlowych oraz niektórych innych ustaw. Rejestr ten podlega ustawicznym zmianom. Większość z nich ma na celu udoskonalenie i ułatwienie postępowania. Zdarzają się niestety również i takie zmiany, które wydają się być nie do końca przemyślane i przygotowane przez ustawodawcę.
Do niedawna zarówno wpis do rejestru, jak i wszelkie zmiany dokonywane były w oparciu o szereg rozmaitych formularzy, które przedsiębiorca miał obowiązek wypełnić i złożyć do odpowiedniego miejscowo sądu, w którym funkcjonuje wydział KRS. Formularze były często zmieniane i aktualizowane. W praktyce zdarzały się sytuacje, kiedy sąd odrzucał wniosek ze względu na niewłaściwy (nieaktualny) formularz. Złożenie wniosku o rejestrację czy wszelkie dokonanie zmian we wpisie wiązało się również z dokonaniem właściwej opłaty. jej brak powodował zwrot wniosku.
Zmiany zgłaszane w KRS. Jak jest teraz
Od 1 lipca 2021 roku wszystkie podmioty zarejestrowane w KRS oraz te, które zamierzają wnioskować o rejestrację, mają obowiązek korzystania ze specjalnego, dedykowanego portalu pod nazwą
Portal Rejestrów Sądowych. Tutaj osoby reprezentujące dany podmiot wypełniają wnioski i mogą je od razu przesłać do odpowiedniego sądu. Nowelizacja przepisów o KRS zniosła prawo wyboru formy składanego wniosku. Wcześniej przedsiębiorca mógł sam zdecydować, czy złoży wniosek elektronicznie z wykorzystaniem np. kwalifikowanego podpisu elektronicznego, czy złoży go osobiście w formie papierowej. Jedynie stowarzyszenia, fundacje, SPZOZ oraz inne organizacje społeczne i zawodowe mogą nadal składać wnioski papierowe.
Potwierdzanie tożsamości on-line
Wypełniony wniosek powinien być podpisany elektronicznie. Do tego celu skorzystać można z profilu zaufanego ePUAP; podpisu osobistego opartego o e-Dowód albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Należy wskazać, że zmiana umożliwia składanie załączników w formie odpisów elektronicznych poświadczonych przez notariusza albo występującego w sprawie pełnomocnika będącego adwokatem lub radcą prawnym. Również, jeżeli zmiany np. w spółce zostały dokonane przed notariuszem, to przedsiębiorca może składać (jak wcześniej) wniosek KRS-Z3 ze wskazaniem nr z Repozytorium notarialnego. Wówczas sąd odpowiednie załączniki uzyska z Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych.
W jakiej formie akta?
Akta podmiotów wpisanych do KRS prowadzone są równolegle w wersji elektronicznej – akta, które dotyczą zdarzeń po 1 lipca 2021 roku – i w wersji papierowej – akta, które dotyczą zdarzeń do 1 lipca 2021 roku. Oczywiście do akt elektronicznych jest dostęp przez Portal Rejestrów Sądowych. Zdecydowanie dobrym rozwiązaniem byłoby objęcie aktami w formie elektronicznej również tych wszystkich dokumentów, które były składane w wersji papierowej. Ale na to zapewne trzeba będzie jeszcze poczekać.
Zmiany w dobrym kierunku
Wprowadzone zmiany co do zasady należy ocenić pozytywnie. Przede wszystkim mają one na celu usprawnienie i przyspieszenie postępowania. System pomaga w wypełnieniu wniosków wskazując te informacje, które są niezbędne do prawidłowego ich wypełnienia. Niezamieszczenie takich informacji uniemożliwia zamknięcie i wysłanie wniosku do sądu. Wyeliminowano także konieczność zwracania przez sąd wniosku, który nie został opłacony, lub opłata została uiszczona w niewłaściwej wysokości. System automatycznie wskazuje jej wysokość oraz umożliwia opłacenie on-line. Bez dokonania opłaty nie można wniosku wysłać do sądu. Jeżeli przedsiębiorca ma taką potrzebę, to może zaznaczyć, że chce otrzymać dokument, odpis lub kopię w wersji papierowej. Wówczas wersję papierową odbiera osobiście w sądzie.
Z przytoczonych wyżej możliwości podpisywania składanych do sądu dokumentów na szczególne uznanie zasługuje kwalifikowany podpis elektroniczny. Przedsiębiorca, który ma możliwość używania tej formy potwierdzania tożsamości, z pewnością zauważy szeroki zakres możliwości stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie tylko przy składaniu różnego rodzaju wniosków do sądu czy też pism administracyjnych, ale także w wielu innych sytuacjach, kiedy potwierdzenie dokumentu ma znaczenie zarówno dla jego nadawcy, jak też każdego, kto taki dokument otrzymuje.
