Przygotowujesz się do założenia własnej firmy? Jeżeli planujesz obsługiwać konsumentów, to potrzebujesz kasy fiskalnej. Możesz zdecydować się na nowoczesny typ kasy fiskalnej – wirtualną kasę fiskalną. Dowiedz się, czym kasa wirtualna różni się od pozostałych dostępnych na rynku rozwiązań.
Kasa wirtualna (wirtualna kasa fiskalna, wirtualna kasa online) to kasa fiskalna nowego typu, która – w odróżnieniu od już stosowanych rozwiązań – ma postać oprogramowania i jest instalowana na urządzeniu przenośnym, np. smartfonie lub tablecie. Aby jednak możliwe było wydawanie klientom paragonów, poza wspomnianym urządzeniem przenośnym, potrzebne jest jeszcze urządzenie drukujące. Sposobem, aby nie kupować kilku różnych urządzeń, jest wybór iPOS pocket. To jednocześnie kasa wirtualna, terminal płatniczy i system sprzedażowy. Więcej o tym urządzeniu przeczytasz w dalszej części artykułu.
Kasy wirtualne (tak jak kasy online) łączą się z systemem informatycznym prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Przesyłanie danych z ewidencji sprzedaży do KAS odbywa się w sposób automatyczny, czyli bez konieczności wykonywania dodatkowych czynności przez przedsiębiorcę. Aby kasa wirtualna mogła być użytkowana, to od strony technicznej musi też przejść proces certyfikacji w Głównym Urzędzie Miar, przy czym za proces ten odpowiada producent – przedsiębiorca otrzymuje kasę wirtualną, z której może zacząć od razu korzystać.
Użycie wirtualnych kas fiskalnych regulują aktualnie trzy rozporządzenia Ministra Finansów – są to:
Wirtualna kasa online jest na razie dostępna jedynie dla wybranych podatników, a ponadto nie należy jej mylić z nieco starszym typem kas – kasami online, o których szczególnie głośno było w ubiegłych latach.
Aktualnie wirtualna kasa fiskalna jest dostępna wyłącznie dla określonych grup przedsiębiorców. To, którzy podatnicy mogą korzystać z kas wirtualnych, wskazuje pierwsze z wymienionych wyżej rozporządzeń Ministra Finansów. Aby ułatwić przedsiębiorcom określenie, czy mogą oni korzystać z kasy wirtualnej, Ministerstwo Finansów wskazało przy większości branż stosowne kody PKWiU, czyli kody Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług.
Od 1 czerwca 2020 r. kasa wirtualna może być użytkowana przez przedsiębiorców, którzy w swojej ofercie mają:
Kolejna grupa podatników mogła rozpocząć korzystanie z wirtualnych kas fiskalnych od 1 lipca 2020 r. Na liście tej znaleźli się przedsiębiorcy oferujący:
Jak podaje Ministerstwo Finansów, nie jest wykluczone, że w kolejnych latach kasy wirtualne będą mogły być używane przez kolejne grupy przedsiębiorców – możliwe jest też, że w celu usprawnienia czynności analitycznych i kontrolnych ten typ kas będzie dostępny także dla innych podatników. Na razie jednak wirtualna kasa online jest rozwiązaniem dedykowanym wyłącznie firmom oferującym wyżej wymienione usługi.
Prowadzisz hotel, restaurację lub świadczysz usługi cateringu? Kasa wirtualna jest rozwiązaniem, z którego możesz skorzystać, aby rejestrować sprzedaż, ale nie jest to wymogiem. Stosowanie kas wirtualnych na razie jest fakultatywne, ale bliższe zapoznanie się z tymi kasami jest uzasadnione ze względu na fakt, że kasa wirtualna ma sporo zalet – może choćby korzystnie wpłynąć na Twoją konkurencyjność w branży, w której działasz.
Przedsiębiorcy korzystają z kas fiskalnych różnego typu. Jeżeli szukasz kasy fiskalnej, możesz czuć się zdezorientowany liczbą urządzeń i sposobów ich funkcjonowania. Aktualnie w punktach handlowo-usługowych pracują cztery różne typy urządzeń. Główna różnica między nimi sprowadza się do metody zapisu kopii drukowanych paragonów – w tym zakresie stosowane są różne rozwiązania.
Rodzaje kas fiskalnych używanych przez przedsiębiorców w Polsce:
To najstarszy typ kas fiskalnych. Kopia wydrukowanego paragonu jest zapisywana na dedykowanej rolce, którą przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać (archiwizować). Inaczej mówiąc, to urządzenie nie łączy się z Centralnym Repozytorium Kas. Z kas fiskalnych z zapisem papierowym korzystają aktualnie przedsiębiorcy, którzy nabyli takie urządzenie przed końcem sierpnia 2019 r.
Kasy fiskalnej z miejscem na dwie rolki papieru już nie kupisz – urządzenia te zostały wycofane ze sprzedaży z dniem 1 września 2019 r.
Jak wskazuje sama nazwa tych urządzeń, w ich przypadku kopia drukowanych paragonów jest zapisywana na nośnikach danych (np. karcie SD), które również muszą być przez przedsiębiorców archiwizowane. Tego typu kasy – podobnie jak kasy z zapisem papierowym – również nie łączą się z Centralnym Repozytorium Kas.
Kasy fiskalne z zapisem elektronicznym wciąż są dostępne w sprzedaży. Jednocześnie znana jest data ich wycofania – będzie można je kupić tylko do 31 grudnia 2022 r.
To właśnie kasy fiskalne online są często mylone z wirtualnymi kasami fiskalnymi. Rozwiązania te mają wspólną cechę – łączą się ze wspomnianym już systemem informatycznym prowadzonym przez Szefa KAS, czyli Centralnym Repozytorium Kas. W przypadku tych urządzeń Ministerstwo Finansów zdecydowało się na ich stopniowe wdrożenie, w rezultacie czego w kolejnych terminach obowiązkiem ich używania zostały objęte kolejne grupy przedsiębiorców:
Czym kasa fiskalna online różnią się od kasy wirtualnej? Kasa fiskalna to zintegrowane urządzenie, a nie aplikacja instalowana na urządzeniu przenośnym, np. smartfonie. Jest to kluczowa różnica.
W przypadku kas fiskalnych online użytkownik ponosi jednorazowy wydatek, który związany jest z zakupem urządzenia. Z kolei kasa wirtualna – jako oprogramowanie – jest często oferowana w modelu abonamentowym. Oznacza to, że przedsiębiorca co miesiąc płaci ustaloną kwotę za możliwość korzystania z udostępnionej mu przez dostawcę aplikacji.
Różnic między kasą wirtualną a kasą online jest jednak więcej. Warto mieć ich świadomość, aby wybrać korzystne dla siebie rozwiązanie.
Dlaczego została wprowadzona wirtualna kasa online i czy jej zakup jest korzystny dla przedsiębiorcy? Przedstawiciele Ministerstwa Finansów wskazują, że kasa wirtualna:
Czy wirtualna kasa fiskalna ma wady? Jedno z częściej pojawiających się pytań dotyczy bezpieczeństwa danych – takie kasy są narażone na cyberataki. Ponieważ kasa wirtualna to aplikacja instalowana na urządzeniu, kwestia bezpieczeństwa jest rozpatrywana na dwóch płaszczyznach – zarówno oprogramowania, jak i wybranego przez przedsiębiorcę urządzenia. Aby zminimalizować ryzyko np. wycieku danych, zaleca się wybór sprawdzonych rozwiązań. Może być nim wspomniany już kasoterminal iPOS pocket.
Chcesz, aby w Twoim punkcie sprzedaży pracowała wirtualna kasa online? Powinieneś wiedzieć, że będziesz miał obowiązek udostępnić kasę wirtualną (oprogramowanie wraz z urządzeniem, na którym zostało ono zainstalowane) do kontroli stanu oprogramowania na każde żądanie uprawnionego do tego organu. Z drugiej strony do kas wirtualnych nie odnoszą się przepisy dotyczące obowiązku poddawania ich przeglądowi technicznemu.
Korzystając z kasy wirtualnej, będziesz miał dodatkowe obowiązki, gdy dojdzie do jej awarii. Każdy przedsiębiorca, który znajdzie się w takiej sytuacji, będzie musiał niezwłocznie – ale nie później niż w ciągu 24 godzin od stwierdzenia awarii – poinformować o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
Ponieważ kasa wirtualna to kasa mająca postać oprogramowania, możesz zastanawiać się, czy po jej nabyciu masz prawo do ulgi – otrzymania zwrotu wydatku poniesionego na jej zakup. Ministerstwo Finansów w sierpniu 2021 r. wydało objaśnienia podatkowe dotyczące kas wirtualnych. Wynika z nich, że dla kas wirtualnych mają zastosowanie ogólne zasady odliczania. Zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT ulga przysługuje przedsiębiorcy, który:
Od podatku należnego można odliczyć kwotę wydaną na zakup kasy rejestrującej w wysokości 90 proc. ceny jej zakupu (bez podatku), ale jednocześnie nie więcej niż 700 zł. Jednocześnie Ministerstwo Finansów podkreśla, że wirtualna kasa fiskalna to oprogramowanie, a nie urządzenie. Oznacza to, że ulga przysługuje jedynie na zakup aplikacji.
W szczególnej sytuacji jest przedsiębiorca, który świadczy usługi przewozu osób samochodem osobowym, np. prowadzi taksówkę. W tym przypadku kasa wirtualna jest:
Zasady korzystania z ulgi uzależnione są od tego, na które rozwiązanie przedsiębiorca się zdecydował. Z objaśnień przygotowanych przez Ministerstwo Finansów wynika, że jeśli podatnik świadczy usługę przewozu osób i bagażu podręcznego taksówką, a kasa wirtualna współpracuje z taksometrem, to zastosowanie ulgi będzie możliwe wówczas, gdy przedstawi on kopię świadectwa legalizacji ponownej taksometru.
Po przeanalizowaniu dostępnych rozwiązań zdecydowałeś, że wirtualna kasa fiskalna jest kasą, której chcesz używać? Wybierz oferowane przez nas rozwiązanie w postaci iPOS pocket.
iPOS pocket to kasoterminal, który jest jednocześnie wirtualną kasą, terminalem płatniczym i systemem sprzedażowym. W rezultacie nie musisz instalować oprogramowania (kasy wirtualnej) na własnym urządzeniu i następnie zaopatrywać się w drukarkę paragonów. Dzięki niewielkim wymiarom iPOS pocket jest mobilny (posiada akumulator) – możesz go zabrać ze sobą, jeżeli świadczysz usługi bezpośrednio u klienta. iPOS pocket został zaprojektowany w taki sposób, aby umożliwić przedsiębiorcy wywiązanie się z obowiązków zapisanych w przepisach. Korzystając z niego, możesz:
Masz rozbudowaną bazę produktów i chcesz korzystać z możliwości skanowania kodów kreskowych? iPOS pocket opcjonalnie oferuje tę funkcję. Dodatkowo zyskasz kontrolę nad sprzedażą z dowolnego miejsca dzięki interfejsowi iPOS Web.
Jeżeli Twoja firma będzie rozwijać się zgodnie z opracowanym przez Ciebie biznesplanem, możesz rozbudować system o kolejne kasoterminale iPOS pocket.
Przykład: Planujesz założyć restaurację – klienci będą mogli zjeść zamówiony posiłek w Twoim lokalu lub zamówić go z dostawą pod wskazany adres. W tej sytuacji już na starcie przydadzą Ci się dwa kasoterminale iPOS pocket – z jednego będzie korzystał kelner zatrudniony w lokalu, z drugiego dostawca. Przebywając poza restauracją, będziesz mógł też w każdej chwili sprawdzić, jak wygląda sprzedaż – wystarczy, że zalogujesz się do iPOS Web.
iPOS pocket to urządzenie dostępne w dwóch modelach płatności – przedsiębiorca może je kupić lub wynająć na 36 miesięcy. Drugie rozwiązanie jest bardziej elastyczne, a rata jest uzależniona od wybranej taryfy.
Interesuje Cię wirtualna kasa online, ale masz dodatkowe wątpliwości? Skontaktuj się z nami – chętnie odpowiemy na Twoje pytania. Specjalizujemy się w oferowaniu urządzeń rejestrujących sprzedaż, prowadzimy też szkolenia z ich obsługi. Po zapoznaniu się ze specyfiką Twojego biznesu wskażemy korzystne dla Ciebie rozwiązanie.
