Prowadzisz działalność gospodarczą i w związku z tym często kontaktujesz się z urzędami, np. ZUS-em czy urzędem skarbowym? Wiele spraw możesz załatwiać drogą elektroniczną. W tym celu będziesz jednak potrzebować podpisu elektronicznego. Dowiedz się, czym jest bezpieczny podpis elektroniczny, jak go uzyskać i prawidłowo używać.
Rozwój internetu spowodował, że dziś wiele spraw możemy załatwić bez wychodzenia z domu. Jednak w przypadku kontaktu z urzędami, sądami, podmiotami gospodarczymi czy kontrahentami biznesowymi konieczne jest potwierdzenie swojej tożsamości. Współcześnie służy do tego podpis elektroniczny, który może być traktowany na równi z podpisem odręcznym (w zależności od rodzaju użytego podpisu elektronicznego). Czym jest i jak działa podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny łączy w sobie środki techniczne, organizacyjne i prawne. W efekcie jest narzędziem pozwalającym zidentyfikować tożsamość osoby podpisującej dany dokument. Inaczej mówiąc, podpis elektroniczny to zbiór danych w formie elektronicznej umożliwiający identyfikację konkretnej osoby, dzięki czemu może on być stosowany jako metoda uwierzytelniania. W ten sposób podpis elektroniczny jest równoznaczny z podpisem własnoręcznym.
Definicja podpisu elektronicznego znajduje się m.in. w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym. W tym dokumencie podpis elektroniczny jest określany jako dane w postaci elektronicznej, które „są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis”.
Ze względu na stopień zaawansowania technologicznego i poziomy bezpieczeństwa w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 wyróżnia się trzy rodzaje podpisu elektronicznego. Są to:
• „Zwykły” podpis elektroniczny. To wspomniane już dane w postaci elektronicznej, które są używane przez użytkownika jako podpis.
• Zaawansowany podpis elektroniczny. Aby dany podpis elektroniczny został uznany za zaawansowany, musi spełniać następujące wymogi: być unikalnie podporządkowany użytkownikowi, umożliwiać ustalenie jego tożsamości, być składany przy użyciu danych służących do składania podpisu oraz powiązany z podpisanymi danymi w taki sposób, że każda późniejsza ingerencja jest rozpoznawalna.
• Kwalifikowany podpis elektroniczny. To najbardziej zaawansowany podpis elektroniczny. Wyróżnia go to, że jest on składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.
Innego podziału można dokonać w oparciu o rodzaje certyfikatów. W ten sposób wyróżnia się certyfikaty kwalifikowane i niekwalifikowane. Z reguły podpis niekwalifikowany służy do podpisywania wysyłanej poczty elektronicznej. Co istotne, nie ma on tej samej mocy prawnej co podpis odręczny.
Bezpieczny podpis elektroniczny to kwalifikowany podpis elektroniczny. Taki podpis jest uznawany za uniwersalny. Ponieważ ma on tę samą moc prawną co podpis odręczny, to powszechnie używa się go w kontaktach z urzędami – w tym np. sądami, urzędem skarbowym czy ZUS-em. Podpis kwalifikowany wykorzystywany jest też w służbie zdrowia.
Najprościej mówiąc, podpis elektroniczny służy do podpisywania dokumentów w formie elektronicznej. Zarówno w Polsce, jak i innych krajach europejskich ta forma podpisu jest coraz popularniejsza. Ma to związek z rozwojem środowiska online. Jednocześnie dzięki temu, że podpis kwalifikowany jest tożsamy z własnoręcznym podpisem, to przeprowadzanie transakcji elektronicznych uznaje się za bezpieczne.
Gdzie wykorzystuje się powszechnie bezpieczny podpis elektroniczny? Współcześnie ma on szerokie zastosowanie. Korzystają z niego głównie przedsiębiorcy, którzy stosują go w kontaktach z kontrahentami i urzędami. Podpis elektroniczny pozwala:
• składać e-deklaracje w ZUS i urzędzie skarbowym,
• składać wnioski do urzędów administracji publicznej, w tym również CEIDG czy KRS,
• podpisywać umowy i porozumienia,
• podpisywać wygenerowane faktury elektroniczne,
• prowadzić oficjalną korespondencję e-mailową.
W ostatnim przypadku odbiorca podpisanej wiadomości może mieć pewność, że kontaktuje się np. z właścicielem firmy lub osobą upoważnioną do prowadzenia negocjacji.
Podpis elektroniczny jest też powszechnie używany przez przedsiębiorców, którzy biorą udział w przetargach. Dzięki użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego nie muszą oni wysyłać oferty za pośrednictwem poczty czy składać jej osobiście w wyznaczonym miejscu.
W mniejszym stopniu z podpisu kwalifikowanego korzystają osoby fizyczne. W przypadku bycia stroną skomplikowanego sporu sądowego posiadanie podpisu kwalifikowanego pozwala na sporą oszczędność czasu i ograniczenie kosztów związanych z wysyłaniem listów poleconych.
Środowisko online rozwija się dynamicznie głównie z uwagi na oferowane oszczędności oraz możliwość szybkiej wymiany informacji. Aby jednak prowadzona korespondencja mogła być uznana za autentyczną, warto wykorzystać podpis elektroniczny. Korzystanie z rozwiązania w postaci podpisu elektronicznego oznacza przede wszystkim:
• bezpieczeństwo – odbiorca ma pewność, że dokumenty czy korespondencja opatrzona podpisem kwalifikowanym są autentyczne,
• wygoda – wystarczy zaledwie kilka kliknięć, aby podpisać umowę czy deklarację, a to znacznie usprawnia korespondencję z kontrahentami czy urzędami,
• wyeliminowanie z obiegu dokumentów papierowych – dla firm oznacza to oszczędności, które można liczyć nawet w dziesiątkach tysięcy złotych rocznie,
• optymalizację procesu obiegu dokumentów – do dokumentów łatwiej dotrzeć, można je też archiwizować elektronicznie,
• oszczędność czasu – wysłanie podpisanych elektronicznie dokumentów zajmuje zaledwie chwilę, a odbiorca może zapoznać się z ich treścią niemal od razu.
Podpis kwalifikowany jest też pewniejszy niż podpis własnoręczny. Ten drugi może zostać podrobiony. Z kolei bezpieczny podpis elektroniczny jest tak zaprojektowany, że ingerencja w dane jest automatycznie widoczna. Dodatkowo narzędzia do złożenia podpisu elektronicznego znajdują się wyłącznie w dyspozycji osoby do tego upoważnionej – użytkownika, który z niego korzysta.
Mimo że podpis elektroniczny ma wiele zalet, to jak każde rozwiązanie, ma również swoje wady. Podpisywanie dokumentów podpisem elektronicznym oznacza przede wszystkim konieczność posiadania infrastruktury informatycznej. Bez odpowiedniego sprzętu składanie bezpiecznych podpisów elektronicznych nie jest możliwe.
Aby móc podpisywać wysyłane lub otrzymane dokumenty podpisem kwalifikowanym, konieczny jest jego zakup. Jak uzyskać podpis kwalifikowany? Bezpieczny podpis elektroniczny to rozwiązanie komercyjne i odpłatne. Jeżeli jesteś przedsiębiorcą z Wrocławia lub okolic, który dostrzega potencjał podpisu elektronicznego i chce zacząć z niego korzystać, zapraszamy do kontaktu z naszą firmą. W Netvet przygotowaliśmy ofertę dla osób zainteresowanych używaniem podpisu elektronicznego.
Jak uzyskać podpis kwalifikowany w naszej firmie? Cenimy zarówno czas, jak i budżet naszych klientów i dlatego proponujemy:
• dojazd do siedziby klienta – nie trzeba spotykać się z naszym pracownikiem w siedzibie naszej firmy czy u notariusza, nie jest też konieczna wizyta w firmie wyrabiającej certyfikat,
• kompleksową pomoc, w tym techniczną – dla każdego naszego klienta wyrabiamy certyfikat kwalifikowany, instalujemy go na komputerze oraz ustawiamy podpis zgodnie z potrzebami w stosowanym oprogramowaniu, np. Płatniku,
• pomoc zdalną – informacji udzielamy telefonicznie w godzinach od 9 do 20; w bardzo pilnych sytuacjach jesteśmy do dyspozycji naszych klientów 24h na dobę.
Z reguły proces instalacji pod adresem wskazanym przez klienta trwa do 30 minut.
Przypominamy, że chociaż podpis elektroniczny można zakupić online, to w ten sposób nie można wyrobić podpisu elektronicznego. Dlaczego? Ze względów bezpieczeństwa niezbędne jest sprawdzenie tożsamości osoby, która będzie posługiwać się podpisem.
Podpis elektroniczny to rozwiązanie komercyjne. Jego cena zależy przede wszystkim od rodzaju zestawu i okresu, przez jaki podpis elektroniczny będzie ważny. Naszym klientom proponujemy podpis elektroniczny na bardzo korzystnych warunkach. W ofercie posiadamy:
• certyfikat na e-dowodzie lub karcie wydanej przez Eurocert,
• zestaw podpisu elektronicznego KARTA, który składa się z karty kryptograficznej, certyfikatu kwalifikowanego oraz oprogramowania do składania i weryfikacji podpisu elektronicznego,
• zestaw podpisu elektronicznego TOKEN składającego się z karty kryptograficznej, czytnika Gemalto IDBridge K30, certyfikatu kwalifikowanego oraz oprogramowania do składania i weryfikacji podpisu elektronicznego,
• zestaw podpisu elektronicznego Classic, w skład którego wchodzi karta kryptograficzna, czytnik Omnikey 3021 USB, certyfikat kwalifikowany oraz oprogramowanie do składania i weryfikacji podpisu elektronicznego,
• zestaw podpisu elektronicznego Mikroczytnik, który składa się z karty kryptograficznej, czytnika Token Omnikey 6121 USB, certyfikatu kwalifikowanego oraz oprogramowania do składania i weryfikacji podpisu elektronicznego.
Ile kosztuje podpis elektroniczny? W zależności od wybranego produktu koszt to od 119 do 369 zł netto. Niższe ceny obowiązują przy odnawianiu certyfikatu – od 109 do 249 zł netto. Pełną ofertę podpisów elektronicznych prezentujemy na naszej stronie internetowej: https://netvet.pl/podpis-elektroniczny/.
Zachęcamy do zapoznania się z naszymi propozycjami i skorzystania z naszych usług w zakresie podpisu elektronicznego.
