Podpis elektroniczny, a elektronizacja zamówień publicznych

Podpis elektroniczny, a elektronizacja zamówień publicznych

W dzisiejszych czasach digitalizacja usług staje się powoli normą obowiązującą wszędzie tam, gdzie jest to możliwe. Za potrzebami rynku i konsumentów idą uregulowania prawne. Wśród tych, które ostatnio weszły w życie warto zwrócić uwagę na przepisy o elektronizacji zamówień publicznych. Dla wielu osób będą one skutkowały koniecznością wyrobienia sobie podpisu elektronicznego.

UDOSTĘPNIJ
Potrzebujesz porady specjalisty? Zadzwoń do nas 801 003 373 lub napisz

Nowa ustawa Prawo zamówień publicznych

Ustawa Prawo zamówień publicznych uchwalona została 11 września 2019 roku i jak na polskie warunki prawne miała dość długie, bo ponad roczne vacatio legis. Temat stał się znów aktualny – od 1 stycznia 2021 roku obowiązują nowe przepisy, które w istotny sposób zmieniają krajobraz zamówień publicznych. Podstawowa zmiana polega na tym, iż publiczne przetargi będą obligatoryjnie na każdym etapie odbywać się elektronicznie. Od tej zasady są określone wyjątki.

Zmiany w tym zakresie wprowadzane były stopniowo – już od 18 października 2018 roku elektronicznie prowadzono część postępowań. Dotyczyło to jednak wyłącznie niewielkiej grupy zamówień publicznych o wartościach co najmniej równym progom unijnym. Teraz w sposób elektroniczny będą prowadzone także postępowania nieosiągające tych progów – a takich jest zdecydowana większość.

Jakie zmiany wprowadzają nowe przepisy

Podstawową zmianą jest przejście całego postępowania z formy pisemnej na elektroniczną. Za tym idzie na przykład zniesienie obowiązku otwierania kopert oraz wymóg posiadania podpisu elektronicznego.

Nowe regulacje zostały ukształtowane w sposób analogiczny do przepisów dotyczących progów unijnych. Zgodnie z art. 63 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości mniejszej niż progi unijne ofertę, wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub w konkursie, oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 [Oświadczenie wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji], składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. 

Co istotne, brak spełnienia wymogu prowadzenia postępowania elektronicznie skutkuje jego nieważnością.

Zamówienia publiczne a podpis elektroniczny

Różnica zachodząca między zamówieniami o niższej wartości i tej, która jest co najmniej równa progom unijnym polega na dopuszczeniu w tym pierwszym wariancie także postaci elektronicznej wykorzystującej podpis zaufany lub osobisty. Czym z kolei różnią się te dwa rodzaje podpisy? Podpisem zaufanym nazywamy podpis elektroniczny, który potwierdza tożsamość obywatela za pomocą pieczęci elektronicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji. Żeby skorzystać z tej opcji nie trzeba żadnych dodatkowych narzędzi elektronicznych – wystarczy numer telefonu lub konto z możliwością korzystania z bankowości elektronicznej. Podpis osobisty z kolei autoryzowany jest za pomocą certyfikatu – jego nośnik stanowi specjalna warstwa elektroniczna nowych dowodów osobistych. W tym wypadku wymagany jest już specjalny czytnik.

Jak w przepisach rozumiana jest forma elektroniczna? Jak wskazuje Kodeks cywilny chodzi tu o złożenie oświadczenia woli w formie elektronicznej oraz opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W takiej formie od 1 stycznia prowadzona musi być cała komunikacja między zamawiającym i wykonawcą.

Może się wydawać, że obowiązek prowadzenia postępowania elektronicznie będzie uciążliwy dla osób zaangażowanych w małe zamówienia – szczególnie z powodu konieczności wyrobienia podpisu elektronicznego. Jednakże są firmy, które świadczą taką usługę szybko i niedrogo (więcej szczegółów dostępnych jest pod linkiem: https://netvet.pl/podpis-elektroniczny/).

Co dalej z postępowaniami bagatelnymi?

Kwotą graniczną, wskazująca na te postępowania, w których zastosowanie mają nowe przepisy jest 130 tysięcy złotych. Z ustawy usunięto przepisu o tak zwanych zamówieniach bagatelnych (czyli tych, których wartość mieściła się w przedziale od 50 do 130 tysięcy złotych). Oznacza to, że dla tej grupy zamówień nie ma przymusu prowadzenia postępowania w formie elektronicznej, nie będzie więc potrzebny na przykład podpis elektroniczny do przetargu. Nie oznacza to jednak, że taka forma jest zabroniona, to od decyzji strony zamawiającej będzie tu zależeć sposób komunikacji. Istotne jest, iż nawet w przypadku wyboru elektronicznego sposobu prowadzenia postępowania w sprawie zamówienia publicznego, nie jest konieczne posługiwanie się podpisem kwalifikowanym elektronicznym czy też osobistym.

Wyjątki od elektronicznego prowadzenia postępowania w sprawie zamówień publicznych

Ustawa przewiduje wyjątki od nowo wprowadzonego wymogu. Komunikacja ustna jest dopuszczalna w toku negocjacji i dialogu, musi być ona jednak odpowiednio udokumentowana. Katalog wyłączeń od konieczności komunikacji elektronicznej jest zamknięty, określa go art. 65 ust. 1 znowelizowanego aktu. Katalog ten obejmuje sytuacje, w których:

  1. z uwagi na wyspecjalizowany charakter zamówienia, użycie środków komunikacji elektronicznej wymagałoby narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne lub nie są obsługiwane za pomocą ogólnie dostępnych aplikacji;
  2. aplikacje do obsługi formatów plików, które nadają się do przygotowania ofert lub prac konkursowych, korzystają z formatów plików, których nie można obsługiwać za pomocą żadnych innych aplikacji otwarto źródłowych lub ogólnie dostępnych, lub są one objęte licencją i nie mogą zostać udostępnione do pobierania lub zdalnego wykorzystania przez zamawiającego;
  3. użycie środków komunikacji elektronicznej wymagałoby pozyskania przez zamawiającego specjalistycznego sprzętu biurowego;
  4. zamawiający wymaga przedstawienia modelu fizycznego, modelu w skali lub próbki, których nie można przekazać przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;
  5. jest to niezbędne z powodu naruszenia bezpieczeństwa środków komunikacji elektronicznej;
  6. jest to niezbędne z uwagi na potrzebę ochrony informacji szczególnie wrażliwych, której nie można zagwarantować w sposób dostateczny przy użyciu środków komunikacji elektronicznej lub innych narzędzi, lub urządzeń, które są ogólnie dostępne dla wykonawców lub, które mogłyby być udostępnione przez zamawiającego;
  7. zamówienie jest udzielane lub konkurs jest organizowany przez placówkę zagraniczną Rzeczypospolitej Polskiej w rozumieniu ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. o służbie zagranicznej (Dz. U. z 2020 r. poz. 1854) w państwie trzecim, niebędącym członkiem Unii Europejskiej, z którym Unia Europejska nie zawarła umowy o wzajemnym uznawaniu usług zaufania, o której mowa w art. 14 wyłączenia stosowania przepisów ustawy do zamówień lub konkursów z zakresu obronności i bezpieczeństwa, podlegających szczególnej procedurze ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE (Dz. Urz. UE L 257 z 28.08.2014, str. 73), oraz wartość tego zamówienia lub konkursu jest mniejsza niż progi unijne.

Gdzie można przeprowadzić postępowanie

Warto dodać, że przejście na elektroniczną formę nie oznacza, iż procedura może odbywać się za pomocą każdego elektronicznego narzędzia na każdym z etapów. Jak wskazuje ustawa, narzędzia służące do komunikacji powinny być niedyskryminujące, ogólnie dostępne oraz interoperacyjne, natomiast narzędzia wykorzystywane do składania ofert powinny zapewniać zachowanie integralności, autentyczności, nienaruszalności danych i ich poufności. W związku z powyższym powstała specjalna e-platforma (e-Zamówienia)… która jednak nie została na czas oddana do użytku. Niektóre z funkcji już działają, wciąż jednak nieaktywny jest Moduł Składania Ofert i Wniosków. Według zapowiedzi do końca marca 2021 zostanie on uruchomiony. Czy oznacza to, że do tego czasu nie jest możliwe prowadzenie postępowań w sprawie zamówień publicznych? Jak w wywiadzie dla „Rzeczpospolitej” wskazał Hubert Nowak, Prezes Urzędu Zamówień Publicznych, prowadzenie postępowań możliwe jest na miniPortalu, który pod koniec roku zmodernizowaliśmy, dostosowując go do nowego prawa zamówień, w tym uwzględniając postulaty zgłaszane przez użytkowników. Z czasem będzie on wygaszany, jednak wszystkie wszczęte za jego pośrednictwem postępowania będę się toczyły do samego końca.1

Celem uchwalenia nowych przepisów jest ograniczenie tak zwanej papierologii. Wydaje się, że „szczęśliwym” zbiegiem okoliczności, ustawodawcy udało się wstrzelić z nowelizacją w najkorzystniejszym możliwym terminie – właśnie wtedy, gdy pandemia udowodniła nam, że cyfryzacja usług i procedur jest w dzisiejszych czasach warunkiem sine qua non sprawnego prowadzenia postepowań.

Przypisy: 1 https://www.rp.pl/Firma/301109924-Prezes-Urzedu-Zamowien-Publicznych-Przy-wykonywaniu-zamowien-mozna-liczyc-na-wiele-ulatwien.html